Ofisimizi nasıl düzenlemeliyiz?
Ofisinizin düzenli olması için kullanım amacaına uygun ofis mobilyası satın almakda o derece önemlidir. Fonksiyonel ofis masası amacınıza uygun olmalıdır. L dönüşlü veya çakmeceli ofis masaları tercih edebilirsiniz.
Ofisinizi düzenlemek için yeterli zamanınızın olmadığını düşünebilirsiniz. Aslında bu düzensizliğin size ne kadar stresse mal olduğunu bilseydiniz bunu tekrar düşünürdünüz. Ofiste verimliliği artırmanın yollarından biri de düzenli olmak ve mobilya dekorasyonudur. Biriken dosyaları yeniden düzenlemek ve dosyalamak yeterli sayılmaz. Eğer dağınıklığı masanızın üstüne veya dosya dolabına atıyorsanız bunlar masanızda yer açmaz. Nispeten tertipli ve düzenli bir ofis alanı ise daha yüksek üretkenlik ve başarıya daha çabuk ulaşmanın yolunu açar.
Dağınık bir ofisi ve masanızın üsütnü düzenlemenin günler süreceğini düşünerek bu işten vazgeçmek yerine ilk adımı atmak ofis dizaynı için önemli bir aşamadır. Ofisteki dağınıklıklığı kısa bir zamanda düzenleme imakanınız vardır. Başlamaya hazırsanız aşama aşama aşağıdaki ipuçlarını yapmaya başlayabilirsiniz.
Ofis Alanınızı Düzenlemek İçin İpuçları
- Masanızın üstünü boşaltın – Toplayın, boşaltın, parçalayın ve ihtiyacınız olmayan veya istemediğiniz her şeyden kurtulun. Etrafınıza bakın. Bir süredir kullanmadığınız neler var? Her seferde bir bölümü ele alın. Eğer çalışmayan ofis araçlarınız varsa ya tamire gönderin veya atın gitsin. Aylardır hiç kullanmadıysanız ve ne zaman ihtiyacınız olacağını da kestiremiyorsanız dışarı gidecek demektir. Bu mobilyalar, cihazlar, araç-gereçler vb. hepsi için geçerlidir. Süs eşyaları, gerçek veya yapma çiçekler ve dekorasyon malzemelerini de unutmayın. Eğer tozla kaplılarsa ve ofisinizin eski püskü görünmesine sebep oluyorlarsa gereken budur.
- Çalışma masanızı yeniden kurun – Ofisinizin her bir bölgesinde ne tür bir aktivite gerçekleştiğine karar verin. Muhtemelen bir ana çalışma alanınız (büyük ihtimalle masanız) var, bir referans bölgeniz (dosya dolabı, raflar, klasörler), ve bir araç-gereç bölgeniz (dolap, raflar veya çekmeceler). Mümkün olduğu kadar uygun eşyaları ve araç-gereçleri uygun bölgelere yerleştirin.
- Ofis dolabınızı yeniden düzenleyin– Kullandığınız eşya ve araç-gereçleri uzanabileceğiniz yerlere yerleştirin. Nadiren kullandığınız şeyler saklanabilir veya uzağa konabilir. En çok kullandıklarınız her zaman elinizin altında olsun ki sürekli ayağa kalkıp bir şeyler aramak zorunda kalmayın.
- Masanız için yeni araçlar alın– Kullanımı kolay bir etiket makinesi seçin. Rafları, kutuları, sepetleri ve çekmeceleri etiketlemek için zaman ayırın. Bu size sadece eşyaların nereye gittiğini hatırlatmayacak aynı zamanda sizin çalışma alanınızda bir şeyler bulmaya kullanmaya veya atmaya ihtiyaç duyabilecek diğer insanlara da yardımcı olacaktır.
- Dosyalama sdolaplarınızı gözden geçirin – Tümüyle dijital çağa geçiş yaptıkça kağıt belgeleri saklama ihtiyacı da azaldı. Neleri dijital olarak saklayabilirsiniz? Belgeleri çift kopya mı yapıyorsunuz? Belki de geçmişte kullandığınız belge ve klasörlerden bazılarını ortadan kaldırabilirsiniz. Eğer belgeleri bilgisayarınızda saklıyorsanız düzenli olarak yedek aldığınızdan emin olun.
Tüm konuşulacak şeyleri, teslim edilmesi gereken evrakları, verilmesi gereken raporları vb. dosyaları toplantı klasörüne koyun. Bu toplantılar için hazırlıklı olmanız ve bir toplantı kaydırılsa bile stres olmamanız için size yardımcı olacaktır.Bekleyen belgeler için evrak rafı bulundurun. Karmaşık kağıtlarınızın pek çoğu başka biri yanıtlayana veya ilgilenene kadar beklemede kalacak şeylerdir. Bunları bir YBB (Yanıt Bekleyen Belgeler) klasöründe toparlayın. Takip etmeniz gereken tamamlanmamış hareketler için bu klasörü birkaç günde bir kontrol edin. - Masanızın üstünü düzenleyin– Her şeyi kaldırın. Etraflıca temizleyin ve yalnızca günlük kullanım için gerekli olan şeyleri geri koyun. Masanızın üstünü toparladıktan sonra şimdi onu düzenlemek iyi bir fikir. Masanızın üzerindeki eşyaları düzenlemek için masaüstü organizer’ler veya saklama kutularını kullanın.
- Çekmecelerinizi düzenleyin– Birlikte kullanılan şeyleri aynı çekmece alanına, pullarla zarfları, yapışkan kağıtlarla not kağıtlarını vs. birlikte koyun. Küçük eşyalar (ataşlar, çiviler vb.) için çekmece düzenleyiciler kullanın. Kişisel eşyalar için bölünmüş çekmeceler kullanabilirsiniz. Masanızda çekmce yoksa uygun fiyatlarla çekmeceli keson büro mobilyası temin edin.
- İş türüne göre dosyalar oluşturun– Eğer sıklıkla diğer insanlarla birlikte çalışıyorsanız ayrı ayrı klasör ya da evrak rafı oluşturarak işleri rahatlıkla kontrol edin. Bunun için raflı ofis dolapları temin etmeniz gerekiyor.
- Kağıt yığınlarınızı temizleyin – Umulan o ki yeni düzenli ofisinizle birlikte artık kağıt yığınları oluşturmayacaksınız fakat yine de eskiden kalanları ayıklamanız gerekecek. Bir yığını ele alın ve uygun bir yere yerleştirin.
- Postalarınızı dizayn edin – Postayı öylece ayrılacak bir yığının içine atmayın veya karmakarışık edip ihtiyacınız olan parçaları dışarı çıkarmayın. E-posta aldıktan sonra mümkün olduğu kadar erken ayırın: cevaplanacaklar, okunacaklar, belgelenecekler, iletilecek veya teslim edilecekler. Klasörleme mantığını e-posta programınızda da sürdürmeye devam edin.
- Çöpe gidecek eşyalara atın gitsin – Tüm kağıt parçalarını ayrı ayrı saklamanız gerekmez. Dosyaların veya belgelerin üzerine atılabilecekleri veya parçalanabilecekleri zamanı işaretleyin. Kimi yasal veya mali belgeler belirli bir zaman süresince saklanmalıdır. Bu gerekliliklerin neler olduğunu bildiğinizden emin olun.
- Saklama kutuları– Arşivlenmiş dosyaları saklamak ve mevut kullanım alanınızdan uzaklaştırmak için saklama kutuları kullanın.Gerçekten saklamak istediğiniz dergi ve katalogları saklamak için magazinlik kullanın. Referans veya araştırma için onlara ihtiyaç duyduğunuzdan mutlaka emin olun; yoksa geri dönüştürün veya bir arkadaşınıza verin.
- Okuma klasörü yapın– Okumak istediğiniz acil olmayan basılı makaleler ve belgeler için bir dosya belirleyin.
- Arşiv klasörleri kullanın– Bir proje tamamlandığında; tüm dokümanlarınızı bir araya koyun ve dosyalayın. Devam eden projeler için “çalışma klasörlerinizi” saklayın.
- Haftalık olarak dosyalayın– Dosyalama işlerinizin birikmesine izin vermeyin. Kağıtlarınızı “Dosyalanacak” klasörüne koyun ve haftada bir dosyalayın.
- Ofis koltuğunuz ergonomik olsun – Satın aldığınız ofis koltukları fonksiyonlu ve ergonomik olsun. Son zamanların gözde ofis sandalyesi hafif, modern, terleme yapmayan fileli koltuk tercih edin.
Günün sonunda hızlı bir düzenleme yapın. Böylece ertesi gün temiz bir başlangıç yaparsınız.
İster tek bir ipucunu kullanın isterseniz hepsini deneyin. Verimli bir çalışma alanı yaratmak ve ofiste verimliliği korumak için ortaya koyduğunuz çaba miktarı bunun karşılığını fazlasıyla verecektir. Bir şeyler aramak ve yığınları karıştırmak için zaman harcamak yerine zamanınızı başka bir şey için harcayabileceksiniz. İyi çalışmalar..
Comments are closed.